Tra i servizi di base, quello della posta elettronica è sicuramente uno dei più conosciuti anche in ambienti non tradizionalmente orientati all'uso di strumenti informatici. Esso è, infatti, uno strumento di comunicazione molto simile per caratteristiche ad altri strumenti tradizionali di comunicazione, dai quali ha addirittura preso il proprio nome: i servizi di messaggistica e di posta.
Come tutti i servizi di messaggistica, anche la posta elettronica ha un raggio di azione e di possibili utilizzazioni molto ampio: si va, infatti, dalla possibilità di inviare comunicazioni al proprio vicino di ufficio, alla comunicazione con qualsiasi parte del mondo che sia raggiungibile tramite il servizio.
In particolare, la messaggistica evoluta rappresenta l’integrazione tra la posta elettronica e gli altri servizi tipici di comunicazione interpersonale, quali appunto la posta tradizionale, i servizi fonia, il telefax, ecc. Inoltre la posta elettronica è anche utilizzabile come veicolo di trasporto interno veloce, efficiente ed affidabile. Documenti, archivi dati, comunicazioni e molte altre attività in cui vi sia un processo automatizzabile di trasferimento di informazioni da un mittente ad uno o più destinatari, sino ad arrivare ai casi di ordini di pagamento e transazioni di ogni genere, possono, infatti, utilizzare i servizi di posta elettronica.
Il passo successivo nell’evoluzione della messaggistica è stato il groupware, ovvero la gestione dell’informazione condivisa all’interno di una realtà (ad esempio un’azienda) secondo la logica del processo di lavoro, ovvero la comunicazione, la collaborazione ed il coordinamento.
Nel groupware l’aspetto predominante sta nella condivisione e nell’integrazione degli strumenti che quotidianamente si utilizzano per comunicare e per gestire il proprio tempo: posta elettronica, agenda, attività, rubrica, messaggistica istantanea, forum, sono tutti strumenti di uso comune che hanno come fine proprio la collaborazione, per questa ragione i programmi di groupware più diffusi racchiudono al loro interno tutte queste componenti.

Oggi nell’azienda "estesa" il modello collaborativo si basa su una visione ancora più ampia, il social network ha introdotto un nuovo modo di comunicare, di interagire, di informare, le aziende possono trarre notevoli benefici da tutto questo, facendo propri questi nuovi strumenti collaborativi come ad esempio: wiki, team working, knowledge base, bacheca, telepresenza, ecc.

Le parole della collaborazione

Team working, la applicazioni di “team working” permettono di condividere dati e informazioni tra più utenti; l’organizzazione dei contenuti è tale da permettere ai componenti del team di effettuare ricerche, modificare documenti mantenendo traccia delle variazione e gestendo le revisioni, condividere opinioni, messaggi, formazione. Le competenze di ognuno in questo modo accrescono la conoscenza generale e velocizzano il raggiungimento degli obiettivi comuni.

Comunicazione unificata, i mezzi di comunicazione usati in azienda quotidianamente sono tra di loro diversi ed eterogenei. Tutti noi possiamo comunicare fondamentalmente in due modi diversi con ogni altro interlocutore: in tempo reale o in differita. Gli strumenti che fanno parte della prima categoria sono il telefono, l’instant messaging, la videoconferenza, le chat, mentre alla seconda categoria appartengono la posta elettronica, il fax, la casella vocale o segreteria telefonica, gli sms. Quando si integrano tra loro tutti questi sistemi di messaggistica, si realizza una piattaforma di comunicazione unificata.

Mail & Fax, posta elettronica e fax sono di gran lunga i mezzi di comunicazione più utilizzati in azienda assieme al telefono. Il programma di posta elettronica è il software più utilizzato in ogni azienda e un sistema di posta efficiente e possibilmente integrato, che racchiuda al suo interno anche altre funzionalità, è presente praticamente in tutte le aziende. Il fax, malgrado in questi ultimi anni abbia perso un po’ della sua importanza per lo scambio di documenti, molte volte sostituito appunto con la posta elettronica perchè consente di spedire allegati, ricopre ancora oggi una sua funzione molto importante per due ragioni fondamentali: primo per il valore legale del fax, secondo perché in certi ambiti non è possibile utilizzare la posta elettronica e quindi si continua a far ricorso al fax. Anche questo strumento comunque ha avuto una certa evoluzione, e la trasmissione di documenti via fax oggi può essere effettuata con gli stessi strumenti e le stesse modalità che si usano per la posta elettronica.

Mobile working, la mobilità è senz’altro un fattore determinante per il successo di ogni attività imprenditoriale, ogni collaboratore in azienda per adempiere alle sue funzioni, ha necessità di muoversi, la collaborazione per chi si “muove” comprende non soltanto la possibilità di accedere alla propria casella di posta elettronica tramite uno smartphone, gli utenti hanno bisogno di accedere anche alle informazioni aziendali (es. un documento, un’offerta, un listino, un catalogo), gli agenti devono poter inserire gli ordini in qualsiasi momento, la direzione deve consultare i report e le statistiche di periodo, ecc. Le aziende puntano sempre più ad utilizzare strumenti come Tablet, Smartphone, NetBook per dare modo ai propri collaboratori di accedere alle risorse aziendali. L’implementazione pertanto di un sistema di collaborazione in azienda deve considerare gli aspetti legati alla mobilità, ma anche analizzare l’impatto che questo avrà sulla sicurezza delle comunicazioni e sulla riservatezza delle informazioni